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Datenschutz und DSGVO

Datenschutzerklärung

In dieser Datenschutzerklärung erfahren Sie, welche personenbezogenen Daten HEK bv verarbeitet, warum wir das tun, wie lange wir sie speichern und welche Rechte Sie haben. Maßgeblich ist die niederländische Fassung.

Stand: 27. Oktober 2026

1. Wer wir sind

HEK bv (auch unter dem Namen HEK automotive tätig) ist Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten, wie in dieser Datenschutzerklärung beschrieben. Sie gilt für unsere Website www.hekbv.nl und für unsere Leistungen in der Werkstatt.

  • HEK bv, Het Lentfert 80, 7547 SP Enschede, Niederlande
  • Handelsregisternummer (KvK): 06050380
  • E-Mail: info@hekbv.nl
  • Telefon: +31 53 431 88 18

HEK bv hat keinen Datenschutzbeauftragten benannt, da dies für unser Unternehmen nicht vorgeschrieben ist. Bei Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte an info@hekbv.nl.

2. Welche Daten wir verarbeiten und warum

Wir verarbeiten nur Daten, die für den Zweck nötig sind, zu dem Sie sie uns geben. Nachfolgend sehen Sie für jede Situation, um welche Daten es geht, wofür wir sie verwenden, auf welcher Rechtsgrundlage der DSGVO und wie lange wir sie speichern.

Terminanfrage über die Website

  • Daten: Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse (freiwillig), Kennzeichen, Marke und Typ des Fahrzeugs, gewählte Leistung, Wunschtermin und Ihre Anmerkung.
  • Zweck: Ihren Termin planen, bestätigen und Sie dazu kontaktieren.
  • Rechtsgrundlage: Vorbereitung und Erfüllung eines Vertrags mit Ihnen.
  • Speicherdauer: Die Anfrage wird nach 6 Monaten automatisch gelöscht. Führt der Termin zu einem Auftrag, speichern wir die Daten beim Arbeitsauftrag (siehe unten).

Kontakt per Telefon, E-Mail oder WhatsApp

  • Daten: Name, Telefonnummer oder E-Mail-Adresse und der Inhalt Ihrer Nachricht.
  • Zweck: Ihre Frage beantworten und Ihnen helfen.
  • Rechtsgrundlage: Erfüllung eines (künftigen) Vertrags oder unser berechtigtes Interesse, Anfragen zu beantworten.
  • Speicherdauer: so lange wie für die Bearbeitung nötig, höchstens 2 Jahre, es sei denn, die Nachricht wird Teil eines Auftrags oder unserer Buchhaltung.

Wenn Sie uns über WhatsApp kontaktieren, verarbeitet auch WhatsApp (Meta) Daten nach eigenen Bedingungen und eigener Datenschutzerklärung. Möchten Sie das nicht, kontaktieren Sie uns bitte per Telefon oder E-Mail.

Arbeiten an Ihrem Fahrzeug

  • Daten: Name, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Kennzeichen, Fahrzeugdaten (wie Fahrgestellnummer und Kilometerstand), durchgeführte Arbeiten und verwendete Teile sowie Rechnungs- und Zahlungsdaten.
  • Zweck: Durchführung des Auftrags, Erstellung von Angeboten und Rechnungen, Gewährleistung und Erfüllung gesetzlicher Pflichten.
  • Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung und gesetzliche Pflichten.
  • Speicherdauer: Rechnungen und zugehörige Unterlagen bewahren wir 7 Jahre auf, wie es das niederländische Steuerrecht vorschreibt. Sonstige Daten speichern wir so lange, wie es für Gewährleistung und Service nötig ist.

Tachographen und SCM-Prüfungen

  • Daten: Fahrzeug- und Tachographendaten, etwa Kennzeichen und Fahrgestellnummer. Ein Kalibrierungszertifikat enthält die gesetzlich vorgeschriebenen Angaben; meist ist das nur die Geschäftsanschrift des Halters oder Nutzers. Ein SCM-Zertifikat enthält nur Kennzeichen und Fahrgestellnummer, keinen Namen und keine Anschrift.
  • Zweck: Einbau, Kalibrierung und Reparatur von Tachographen sowie die Ausstellung von Zertifikaten.
  • Rechtsgrundlage: gesetzliche Pflichten und Vertragserfüllung.
  • Speicherdauer: so lange, wie Gesetze und Vorschriften es verlangen.

Lesen wir im Auftrag eines Transportunternehmens Tachographen- oder Fahrerkartendaten aus, tun wir das für dieses Unternehmen. Verantwortlicher für diese Daten ist dann das Transportunternehmen; wir verarbeiten sie nur nach dessen Weisung.

Online-Status Ihres Fahrzeugs

  • Daten: Kennzeichen, Auftragsnummer und Stand der Arbeiten. Wenn Sie es wünschen, auch Ihre E-Mail-Adresse oder Telefonnummer, damit wir Sie informieren können, wenn Ihr Fahrzeug fertig ist.
  • Zweck: Ihnen online zeigen, wie weit wir mit Ihrem Fahrzeug sind.
  • Rechtsgrundlage: Vertragserfüllung.
  • Speicherdauer: Der Status wird 7 Tage nach Abschluss der Arbeiten automatisch gelöscht, spätestens nach 120 Tagen.

Der Status ist nur mit der Kombination aus Kennzeichen und Auftragsnummer abrufbar. Er enthält keine Namen oder Anschriften.

Bewerbungen

  • Daten: die Angaben in Ihrem Anschreiben und Lebenslauf sowie alles, was Sie uns sonst über sich mitteilen.
  • Zweck: Prüfung Ihrer Bewerbung.
  • Rechtsgrundlage: Vorbereitung eines Arbeitsvertrags.
  • Speicherdauer: höchstens 4 Wochen nach Ende des Bewerbungsverfahrens. Mit Ihrer Einwilligung speichern wir Ihre Daten bis zu 1 Jahr, falls später eine passende Stelle frei wird.

Videoüberwachung

  • Daten: Kameraaufnahmen unseres Geländes und unserer Werkstatt, auf denen Besucher, Fahrzeuge und Kennzeichen zu sehen sein können.
  • Zweck: Schutz unseres Betriebs, unserer Mitarbeiter und der Fahrzeuge unserer Kunden sowie Verhinderung und Dokumentation von Diebstahl, Einbruch und Schäden.
  • Rechtsgrundlage: unser berechtigtes Interesse am Schutz von Personen und Eigentum.
  • Speicherdauer: höchstens 4 Wochen. Bei einem Vorfall bewahren wir die betreffenden Aufnahmen auf, bis der Vorfall erledigt ist, und können sie an die Polizei oder eine Versicherung weitergeben.

Wo Kameras hängen, weisen Schilder darauf hin. Nur befugte Personen können die Aufnahmen ansehen.

Besuch unserer Website

  • Daten: Ihre IP-Adresse und technische Daten Ihres Browsers.
  • Zweck: Betrieb und Sicherheit der Website sowie Schutz der Formulare vor Missbrauch.
  • Rechtsgrundlage: unser berechtigtes Interesse an einer sicheren, funktionierenden Website.
  • Speicherdauer: Zum Schutz vor Missbrauch der Formulare speichern wir Ihre IP-Adresse höchstens 1 Stunde. Unser Hosting-Anbieter verarbeitet technische Daten kurzzeitig zu Sicherheitszwecken.

3. Cookies und ähnliche Techniken

Unsere Website setzt keine Cookies und nutzt keine Analyse- oder Tracking-Dienste. Es werden auch keine Werbe- oder Social-Media-Cookies gesetzt. Deshalb fragen wir auch nicht nach einer Einwilligung für Cookies. Schriftarten und Bilder laden wir von unserer eigenen Website, sodass bei Ihrem Besuch keine Daten an andere Anbieter gehen.

Unsere Website enthält Links unter anderem zu WhatsApp, Google Maps (Routenplanung), Facebook, Instagram, YouTube und unseren Onlineshops. Wenn Sie einen solchen Link anklicken, gelangen Sie zur Website oder App dieses Anbieters, und es gelten dessen Datenschutzbestimmungen.

4. An wen wir Ihre Daten weitergeben

Wir verkaufen Ihre Daten niemals. Wir geben sie nur weiter, wenn das für unsere Leistungen nötig ist oder das Gesetz es verlangt:

  • Dienstleister, die Daten in unserem Auftrag verarbeiten (Auftragsverarbeiter): unser Hosting- und Sicherheitsanbieter (Cloudflare), unser E-Mail-Anbieter (Strato), der Dienst, der E-Mails zum Status Ihres Fahrzeugs versendet, und die Anbieter unserer Werkstatt- und Buchhaltungssoftware. Mit ihnen haben wir Vereinbarungen über Sicherheit und Vertraulichkeit getroffen.
  • Stellen, bei denen das gesetzlich oder für den Auftrag nötig ist: etwa die RDW (niederländische Fahrzeugbehörde) bei der Registrierung von Tachographen, die Zertifizierungsstelle bei SCM-Prüfungen, Hersteller und Lieferanten bei Gewährleistungsfällen sowie unser Steuerberater.
  • Behörden: wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind, zum Beispiel auf Anfrage der Steuerbehörde oder der Polizei.

5. Daten außerhalb der Europäischen Union

Einige Dienstleister, wie Cloudflare und WhatsApp (Meta), sind US-Unternehmen und können Daten auch außerhalb der Europäischen Union verarbeiten. Das geschieht nur mit den Garantien, die die DSGVO vorschreibt, etwa dem EU-US Data Privacy Framework oder den Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission.

6. Automatisierte Entscheidungen

HEK bv trifft keine Entscheidungen über Sie, die ausschließlich von einem Computer getroffen werden. An jeder Entscheidung über Sie ist immer ein Mitarbeiter beteiligt.

7. Wie wir Ihre Daten schützen

Wir treffen geeignete Maßnahmen gegen Missbrauch, Verlust und unbefugten Zugriff. Unsere Website nutzt eine verschlüsselte Verbindung (https), unsere Verwaltungs- und Auftragssysteme sind mit Passwörtern und zusätzlicher Zugangskontrolle geschützt, und nur Mitarbeiter, die die Daten für ihre Arbeit brauchen, haben Zugriff. Haben Sie den Eindruck, dass Ihre Daten nicht ausreichend geschützt sind oder missbraucht werden, wenden Sie sich bitte sofort an info@hekbv.nl.

8. Ihre Rechte

Sie haben das Recht,

  • Auskunft über Ihre Daten zu erhalten;
  • unrichtige Daten berichtigen zu lassen;
  • Ihre Daten löschen zu lassen, wenn wir sie nicht mehr gesetzlich aufbewahren müssen;
  • die Verarbeitung einschränken zu lassen;
  • Widerspruch gegen eine Verarbeitung auf Grundlage unseres berechtigten Interesses einzulegen;
  • Ihre Daten in einem gängigen Dateiformat zu erhalten oder an einen anderen Anbieter übermitteln zu lassen (Datenübertragbarkeit);
  • eine erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen.

Senden Sie Ihre Anfrage an info@hekbv.nl. Wir antworten innerhalb eines Monats. Um sicherzugehen, dass die Anfrage von Ihnen stammt, prüfen wir Ihre Identität anhand von Daten, die uns bereits vorliegen, zum Beispiel durch einen Rückruf oder eine E-Mail an eine bekannte Nummer oder Adresse. Wir verlangen nicht standardmäßig eine Kopie Ihres Ausweises. Ist das ausnahmsweise doch nötig, bitten wir Sie, Lichtbild, Bürgerservicenummer (BSN) und Dokumentnummer zu schwärzen.

9. Beschwerden

Wenn Sie mit unserem Umgang mit Ihren Daten nicht zufrieden sind, sagen Sie es uns bitte zuerst; wir finden gern gemeinsam eine Lösung. Sie haben außerdem jederzeit das Recht, sich bei der niederländischen Datenschutzbehörde (Autoriteit Persoonsgegevens) unter autoriteitpersoonsgegevens.nl oder bei der Aufsichtsbehörde in Ihrem Land zu beschweren.

10. Kinder

Unsere Website und Leistungen richten sich nicht an Kinder unter 16 Jahren. Wir verarbeiten nicht wissentlich Daten von Kindern ohne Einwilligung eines Elternteils oder Vormunds. Sollte das dennoch geschehen sein, wenden Sie sich bitte an uns; wir löschen die Daten dann.

11. Änderungen

Wir können diese Datenschutzerklärung anpassen, etwa wenn sich unsere Leistungen oder die Gesetze ändern. Die aktuelle Fassung finden Sie immer auf dieser Seite. Oben steht das Datum der letzten Änderung.