1. Wie zijn wij?
HEK bv (ook handelend als HEK automotive) is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring. Deze verklaring geldt voor onze website www.hekbv.nl en voor onze dienstverlening in de werkplaats.
- HEK bv, Het Lentfert 80, 7547 SP Enschede
- KvK-nummer: 06050380
- E-mail: info@hekbv.nl
- Telefoon: 053 431 88 18
HEK bv heeft geen functionaris gegevensbescherming; dat is voor ons bedrijf niet verplicht. Met vragen over privacy kunt u terecht bij info@hekbv.nl.
2. Welke gegevens wij verwerken en waarom
Wij verwerken alleen gegevens die nodig zijn voor het doel waarvoor u ze aan ons geeft. Per situatie ziet u hieronder welke gegevens het zijn, waarvoor wij ze gebruiken, op welke grondslag uit de AVG en hoe lang wij ze bewaren.
Afspraak aanvragen via de website
- Gegevens: naam, telefoonnummer, e-mailadres (niet verplicht), kenteken, merk en type voertuig, gekozen dienst, gewenste datum en uw opmerking.
- Doel: uw afspraak plannen, bevestigen en contact met u opnemen over de afspraak.
- Grondslag: het voorbereiden en uitvoeren van een overeenkomst met u.
- Bewaartermijn: de aanvraag wordt na 6 maanden automatisch verwijderd. Als de afspraak leidt tot een opdracht, bewaren wij de gegevens bij de werkbon (zie hieronder).
Contact via telefoon, e-mail of WhatsApp
- Gegevens: naam, telefoonnummer of e-mailadres en de inhoud van uw bericht.
- Doel: uw vraag beantwoorden en u helpen.
- Grondslag: het uitvoeren van een (toekomstige) overeenkomst, of ons gerechtvaardigd belang om vragen te kunnen beantwoorden.
- Bewaartermijn: zo lang als nodig om uw vraag af te handelen, en maximaal 2 jaar, tenzij het bericht onderdeel wordt van een opdracht of onze administratie.
Neemt u contact op via WhatsApp, dan verwerkt WhatsApp (Meta) ook gegevens volgens de eigen voorwaarden en privacyverklaring van WhatsApp. Wilt u dat niet, neem dan contact op per telefoon of e-mail.
Werkzaamheden aan uw voertuig
- Gegevens: naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, kenteken, voertuiggegevens (zoals chassisnummer en kilometerstand), de uitgevoerde werkzaamheden en gebruikte onderdelen, en factuur- en betaalgegevens.
- Doel: het uitvoeren van de opdracht, het opstellen van offertes en facturen, garantie en het nakomen van wettelijke verplichtingen.
- Grondslag: het uitvoeren van de overeenkomst en wettelijke verplichtingen.
- Bewaartermijn: facturen en de daarbij horende administratie bewaren wij 7 jaar, omdat de fiscale wet dat verplicht. Overige gegevens bewaren wij zo lang als nodig is voor garantie en service.
Tachografen en SCM-keuringen
- Gegevens: gegevens van het voertuig en de tachograaf, zoals kenteken en chassisnummer. Op een ijkcertificaat staan de gegevens die wettelijk nodig zijn; in de meeste gevallen is dat alleen het bedrijfsadres van de eigenaar of gebruiker. Op een SCM-certificaat staan alleen het kenteken en het chassisnummer, geen naam of adres.
- Doel: het inbouwen, ijken en repareren van tachografen, en het afgeven van certificaten.
- Grondslag: wettelijke verplichtingen en het uitvoeren van de overeenkomst.
- Bewaartermijn: zo lang als de wet- en regelgeving voorschrijft.
Lezen wij in opdracht van een vervoerder tachograaf- of chauffeurskaartgegevens uit, dan doen wij dat namens de vervoerder. De vervoerder is dan verantwoordelijk voor deze gegevens; wij verwerken ze alleen volgens zijn opdracht.
Online status van uw voertuig
- Gegevens: kenteken, werkbonnummer en de status van de werkzaamheden. Als u daarvoor kiest ook uw e-mailadres of telefoonnummer, zodat wij u kunnen laten weten dat uw voertuig klaar is.
- Doel: u online laten zien hoe ver wij met uw voertuig zijn.
- Grondslag: het uitvoeren van de overeenkomst.
- Bewaartermijn: de status wordt 7 dagen nadat de werkzaamheden zijn afgerond automatisch verwijderd, en uiterlijk na 120 dagen.
De status is alleen te zien met de combinatie van kenteken en werkbonnummer. Er staan geen namen of adressen in.
Solliciteren
- Gegevens: de gegevens in uw sollicitatiebrief en cv, en wat u ons verder over uzelf vertelt.
- Doel: het beoordelen van uw sollicitatie.
- Grondslag: het voorbereiden van een arbeidsovereenkomst.
- Bewaartermijn: uiterlijk 4 weken na het einde van de sollicitatieprocedure. Met uw toestemming bewaren wij uw gegevens maximaal 1 jaar, voor het geval er later een passende vacature komt.
Camerabewaking
- Gegevens: camerabeelden van ons terrein en onze werkplaats, waarop bezoekers, voertuigen en kentekens te zien kunnen zijn.
- Doel: de beveiliging van ons bedrijf, onze medewerkers en de voertuigen van klanten, en het voorkomen en vastleggen van diefstal, inbraak en schade.
- Grondslag: ons gerechtvaardigd belang bij de beveiliging van personen en eigendommen.
- Bewaartermijn: maximaal 4 weken. Bij een incident bewaren wij de betreffende beelden tot het incident is afgehandeld, en kunnen wij ze delen met de politie of een verzekeraar.
Waar camera's hangen, wordt dat met borden aangegeven. Alleen daartoe bevoegde personen kunnen de beelden bekijken.
Bezoek aan onze website
- Gegevens: uw IP-adres en technische gegevens van uw browser.
- Doel: de website laten werken, beveiligen en misbruik van formulieren voorkomen.
- Grondslag: ons gerechtvaardigd belang bij een veilige en goed werkende website.
- Bewaartermijn: om misbruik van formulieren te voorkomen, bewaren wij uw IP-adres maximaal 1 uur. Onze hostingpartij verwerkt technische gegevens kort voor beveiliging.
3. Cookies en vergelijkbare technieken
Onze website plaatst geen cookies en gebruikt geen analyse- of trackingdiensten. Er worden ook geen advertentie- of socialemediacookies geplaatst. Daarom vragen wij u ook niet om toestemming voor cookies. Lettertypen en afbeeldingen laden wij van onze eigen website, zodat er bij uw bezoek geen gegevens naar andere partijen gaan.
Onze website bevat wel links naar onder meer WhatsApp, Google Maps (route plannen), Facebook, Instagram, YouTube en onze webshops. Klikt u op zo'n link, dan gaat u naar de website of app van die partij en gelden de privacyregels van die partij.
4. Met wie wij uw gegevens delen
Wij verkopen uw gegevens nooit. Wij delen ze alleen als dat nodig is voor de uitvoering van onze dienstverlening of als de wet dat verplicht:
- Dienstverleners die gegevens voor ons verwerken (verwerkers): onze hosting- en beveiligingspartij (Cloudflare), onze e-mailprovider (Strato), de dienst die e-mailberichten over de status van uw voertuig verstuurt, en de leveranciers van onze werkplaats- en boekhoudsoftware. Met hen hebben wij afspraken gemaakt over beveiliging en geheimhouding.
- Instanties en partijen waarvoor dat wettelijk of voor de opdracht nodig is: zoals de RDW bij de registratie van tachografen, de certificerende instantie bij SCM-keuringen, fabrikanten en leveranciers bij garantie, en onze accountant.
- Overheid: als wij daartoe wettelijk verplicht zijn, bijvoorbeeld op verzoek van de Belastingdienst of de politie.
5. Gegevens buiten de Europese Unie
Sommige dienstverleners, zoals Cloudflare en WhatsApp (Meta), zijn Amerikaanse bedrijven. Zij kunnen gegevens ook buiten de Europese Unie verwerken. Dat gebeurt alleen met de waarborgen die de AVG voorschrijft, zoals het EU-VS Data Privacy Framework of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.
6. Geautomatiseerde besluitvorming
HEK bv neemt geen besluiten over u die alleen door een computer worden genomen. Bij elke beslissing over u is altijd een medewerker betrokken.
7. Hoe wij uw gegevens beveiligen
Wij nemen passende maatregelen tegen misbruik, verlies en onbevoegde toegang. Onze website werkt via een beveiligde verbinding (https), onze beheeromgeving en werkbonsystemen zijn beveiligd met wachtwoorden en extra toegangscontrole, en alleen medewerkers die de gegevens nodig hebben voor hun werk, hebben toegang. Heeft u de indruk dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of dat er sprake is van misbruik, neem dan direct contact met ons op via info@hekbv.nl.
8. Uw rechten
U heeft het recht om:
- uw gegevens in te zien;
- onjuiste gegevens te laten corrigeren;
- uw gegevens te laten verwijderen, als wij ze niet meer wettelijk hoeven te bewaren;
- de verwerking te laten beperken;
- bezwaar te maken tegen verwerking op basis van ons gerechtvaardigd belang;
- uw gegevens in een gangbaar bestand te ontvangen of te laten doorsturen naar een andere partij (gegevensoverdraagbaarheid);
- een gegeven toestemming op elk moment in te trekken.
Stuur uw verzoek naar info@hekbv.nl. Wij reageren binnen een maand. Om zeker te weten dat het verzoek van u komt, controleren wij uw identiteit met gegevens die wij al van u hebben, bijvoorbeeld door u terug te bellen of te mailen op een bekend nummer of adres. Wij vragen niet standaard om een kopie van uw identiteitsbewijs. Is dat in uitzonderlijke gevallen toch nodig, dan vragen wij u uw pasfoto, burgerservicenummer (BSN) en documentnummer af te schermen.
9. Klacht indienen
Bent u niet tevreden over hoe wij met uw gegevens omgaan, laat het ons dan eerst weten; wij lossen het graag samen met u op. U heeft daarnaast altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, via autoriteitpersoonsgegevens.nl.
10. Kinderen
Onze website en diensten zijn niet bedoeld voor kinderen jonger dan 16 jaar. Wij verwerken niet bewust gegevens van kinderen zonder toestemming van een ouder of voogd. Denkt u dat dat toch is gebeurd, neem dan contact met ons op, dan verwijderen wij de gegevens.
11. Wijzigingen
Wij kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld als onze dienstverlening of de wet verandert. De nieuwste versie staat altijd op deze pagina. Bovenaan ziet u de datum van de laatste wijziging.